Von der Biene zum Lotse

Menschen im Stress kommen sich oft vor wie im Hamsterrad. Sie haben das Gefühl, die Kontrolle über Ihren Arbeitstag zu verlieren und nur noch von außen angetrieben zu funktionieren. In Gesprächen berichten mir viele Praxisinhaber, dass der administrative Aufwand immer höher wird und sie oft am Feierabend noch organisatorische Dinge nacharbeiten müssen. Dass man als Praxisinhaber auch gleichzeitig Geschäftsführer und Manager ist, ist klar. „Deshalb wollten wir ja auch unsere eigene Praxis.“, sagen mir viele.

 

Hoffnungsmanagement

 

Die Hoffnung, wenn man nur fleißig genug ist, wird es irgendwann laufen wie am Schnürchen und dann hat man mehr Zeit für Sport, Familie und Weiterbildung, muss ich Ihnen an dieser Stelle leider nehmen. Ich arbeite seit 27 Jahren in und mit Zahnarztpraxen zusammen und habe gemerkt, dass nicht die erfolgreich waren, die am fleißigsten gearbeitet haben, sondern die, die sich im Hinblick auf ihre Ziele gut organisiert haben. Also eher die Lotsen und nicht die fleißigen Bienchen. Ich stelle Ihnen heute zwei Methoden vor, die Sie probieren, abwandeln und kombinieren können.

 

Die Alpen-Methode

 

Jeder Buchstabe des Wortes ALPEN steht für einen Schritt im Ablauf der Methode:

 

A= Aufschreiben: Notieren Sie alle ToDo‘s, die Ihnen im Alltag einfallen, dann sind sie erstmal aus dem Kopf. Großer Stress entsteht, wenn wir „den Kopf mal wieder zu voll haben“ mit Dingen, an die wir denken müssen, die wir heute, nächste Woche, im Sommer oder dringendst erledigen müssen.

 

L=Länge abschätzen: Bei allen ToDo‘s, bei denen Sie nicht sofort eine Entscheidung zum Delegieren treffen, tragen Sie die Zeitdauer und wenn möglich, ein genaues Datum ein. Wichtig ist, dass Sie die Zeit möglichst nicht zu knapp verplanen.

 

P= Pufferzeiten: Jeder behandelte Patient bedeutet Geld, das ist klar und je fleißiger Sie behandelt haben, desto voller sind am Quartalsende die Kassen. Wie wäre es, wenn Sie als Inhaber sich auch für administrative Aufgaben Pufferzeiten eintragen (lassen) würden? Schließlich sollen Sie nicht nur in sondern auch an Ihrem Unternehmen arbeiten und das möglichst nicht am Ende eines anstrengenden Arbeitstages. Einige Aufgaben können Sie delegieren und am gleichen Tag das Ergebnis sehen und Ihren Mitarbeitern Feedback geben.

 

E=Entscheiden: Entscheiden sie sich jeden Tag für wenige wichtige ToDo‘s und versuchen Sie diese zu erledigen. Sie steuern sich damit selbst: sie werden täglich darüber nachdenken, welche Aufgaben Sie am besten delegieren können und wo die oberste Priorität liegt. Natürlich wird sich der Rest der Liste nicht von allein erledigen. Jedoch behalten Sie durch das Aufschreiben den Überblick. Einen ergänzenden Tipp habe ich noch: da es im Praxisbetrieb täglich viele kleine „Checks“ zu erledigen sind, können Sie diese auch in Paketen zusammenfassen, z.B.

 

Betriebsablauf: Kontrolle des Wartezimmeranstrichs und Abfrage der Vorbereitung der geplanten OP.

 Mitarbeiter: Ansprechen einer Mitarbeiterin nach einer Meinungsverschiedenheit im Team, kurzer Plausch in der Kaffeeküche zur Feststellung der allgemeinen Stimmung und Besprechung mit der Ersthelferin.

 

N=Nachkontrolle: Schauen Sie sich ihre Liste noch einmal durch und überlegen sie, was gut gelaufen ist. War die Zeit ausreichend? Welche neuen Aufgaben ziehen die erledigten nach sich? Was haben Sie gelernt, welche Ideen haben Sie jetzt? Die (kurze) Nachkontrolle ist wichtig, um sich selbst bewusst zu machen, was man heute alles neben den Behandlungszeiten schaffen konnte und das Lösen von Aufgaben immer effektiver zu gestalten.

 

5x3 Methode nach Matthias Büttner

 

Sie notieren an 5 Werktagen jeweils Ihre 3 wichtigsten Aufgaben. Handschriftlich in ein Notizbuch oder in eine Kladde.

Darum funktioniert die Methode:

 

1. Mit den 3 Aufgaben, die Sie sich für jeden Tag vornehmen, steuern Sie sich selbst – Sie halten Kurs und verlieren sich nicht im Detail. Mit einem Notizbuch (oder der 5x3 Mappe) bewegen Sie sich außerhalb des PCs und können jederzeit schnell Pfeile, Zeichnungen und Anmerkungen hinzufügen.

 

2. Wenn Sie jeden Tag auch nur 2 von den 3 Aufgaben schaffen, dann werden Sie in wenigen Wochen spürbar weiter dahin gekommen sein, wo Sie hinwollen.

 

3. Wenn Sie genau einen Ort haben, an dem alles steht, was sie sich an diesem Tag notiert haben, dann wissen Sie immer, wo Sie suchen müssen und verlieren garantiert keinen Zettel mit einer wichtigen Information, gewinnen Sicherheit und sparen viel Zeit.

 

4. Wenn Sie schnell etwas aufschreiben können und nicht erst die richtige Stelle in Ihrem PC‐Programm finden müssen, dann werden Sie alles aufschreiben, nichts mehr vergessen und viel Zeit sparen.

 

5. Wenn Sie am Ende des Tages jeden Punkt auf Ihrer Liste abgearbeitet haben, dann wissen Sie, dass Sie nichts vergessen haben.

 

6. Wenn Sie die wesentlichen Dinge, Ziele und Checklisten immer an diesem Ort wissen, dann haben Sie den Überblick immer in Ihrer Hand. Das macht souverän.

 

Schreiben Sie mir Ihre Meinung und Ihre Anregungen!

 

Herzlich, Ihre  Astrid Feuchter